Tarjeta QSL y QSL Bureau

17 Febrero 2010 - Comisión DX y Concursos

La Directiva de la Federación de Clubes de Radioaficionados de Chile (FEDERACHI) se encuentra empeñada en fomentar y asegurar el correcto manejo del despacho, recepción, clasificación y oportuna entrega de las Tarjetas QSL.

En efecto, es de todos conocidos la importancia de este acuse escrito que verifica la existencia de un comunicado entre dos estaciones de Radioaficionados. Por ello la Tarjeta QSL ha llegado a ser parte inherente a la práctica de nuestro hobby.
Es mundialmente aceptado que un radioaficionado debe enviar su tarjeta QSL, luego de finalizar un comunicado, cuando es la primera vez que comunica con otra estación en cada banda y/o modalidad de trabajo. Algunos las envían, incluso luego de cada comunicado, independientemente del hecho si es primer QSO o no.

La importancia del envío de la Tarjeta QSL es tal que en toda actividad de capacitación que se realice en las Instituciones de Radioaficionados debe hacerse hincapié en la importancia de su despacho, luego de verificado el comunicado respectivo.

Y esto debe ser así porque QSL no sólo se debe despachar como un signo de cortesía que siempre nos debiera caracterizar sino que su uso se ha extendido a ser el único mecanismo probatorio de los QSO’s  para efectos de muchos concursos internacionales y diplomas varios. Incluso en las regulaciones de algunos países se las exige para efectos de autorizar cambios en las categorías de los colegas.

Por todo ello aún tiene plena validez ese antiguo aforismo que dice que “un QSO sólo finaliza al enviar la QSL”.

Todo esto conlleva el hecho que los Radio Clubes tienen que tener muy bien implementado un sistema adecuado, expedito y confiable para el manejo de las Tarjetas QSL que les son enviadas desde el Bureau Central, y las que a este se deben despachar.

Si bien no existen “recetas únicas” la práctica señala que:

1. Todo Radio Club debe tener un QSL Bureau organizado.
2. El QSL Bureau debe estar a cargo de un Director del Radio Club, o de un socio designado por el Directorio, debidamente encomendado de tal función y cuyo nombre esté en conocimiento del resto de los socios y del Bureau Central.
3. Si en el club existe una secretaria rentada, esta debe trabajar, en lo relacionado con las QSL’s,  en estrecho contacto y bajo supervisión del encargado del Bureau.
4. En el Bureau de cada Radio Club debe tenerse implementado un sistema de procesamiento de las tarjetas que se reciben (BUREAU DE ENTRADA) así como las que se despachan a diferentes Bureaus  o destinos (BUREAU DE SALIDA)

Referente al BUREAU DE ENTRADA es aconsejable:

1. Que las tarjetas sean clasificadas tan pronto como lleguen, separándolas por los diferentes socios destinatarios de ellas. Se desaconseja el sistema que todas las tarjetas recibidas estén en un paquete común, en que cada interesado busque las suyas de entre las otras.
2. Por ello es muy útil que exista en cada sede un espacio claramente identificado en que estén las tarjetas debidamente clasificadas.  Este espacio puede ser un sistema de casilleros,  cajones con separaciones, cajas con sobres muy bien identificados, etc., etc.  Este espacio estará a disposición de los socios que visiten la sede en los horarios en que esta esté abierta.
3. Referente al punto anterior, aunque parezca controvertido, todos los estudios de manejo societario señalan que es preferible que el socio concurra al club a buscar sus tarjetas, y no que estas les sean despachadas a domicilio.  Lo primero motiva al socio a concurrir a su club, a interiorizarse de su manejo, a sugerir mejoras, a informarse de novedades, etc.; lo que le llevará a participar  más activamente en él.  Por el contrario, el hecho de recibirlas a domicilio, si bien puede considerarse de “mayor comodidad”, esta misma le puede llevar a aislarse de los otros y/o comprometerse poco con una participación activa en conjunto con estos.
4. Existe la posibilidad  que el QSL Bureau del Radio Club reciba tarjetas para radioaficionados NO SOCIOS de él. Por lo general estas son para colegas socios de otros Radio Clubes; para colegas que no son socios de ningún club y que residan en la localidad donde esta ubicada la institución;  o bien correspondientes a señales de llamadas en que se desconozca a quien corresponde.
5. En el primer caso (tarjetas para socios de otro Radio Club), lo que se sugiere es que estas no sean devueltas la Bureau Central sino enviadas a la institución correspondiente. Para ello es posible utilizar, incluso, el correo con sistema de pago por el destinatario.
6. En el segundo caso (tarjetas para colegas que no son socios del club pero que residen en la localidad o cercanías) lo sugerido es que ellas queden a disposición de estos en la sede del club, avisándosele de esto.  El interesado podrá concurrir a retirarlas libremente con lo que se logra un doble efecto. Que disponga de las QSL,s  y que al concurrir pueda interesarse a participar en el Club.  En caso de no ser retiradas luego de un plazo prudente,  deberá procederse a su devolución al Bureau Central.
7. En el caso de recibirse tarjetas correspondientes a señales de llamadas en que las que se desconozca a quien corresponde, ellas deben ser devueltas a la brevedad al Bureau Central, indicando la razón de ello.
8. Por todo lo anterior no deben permanecer tarjetas sobrantes, recibidas para no socios,  socios de otros radioclubes o radioaficionados no conocidos.   Todas ellas se distribuyen a los destinatarios o se devuelven.  Al respecto podemos señalar que mucho han recibido tarjetas que han enviado y que les son devueltas con un timbre que señala “unknown”, “wrong call letters” o “silent key”, para referirse que dicha tarjeta no ha podido ser hecha llegar a destino por ser un radioaficionado inexistente, que la señal de llamada es errónea o que el colega con quien se hizo el contacto ha fallecido en el intertanto.
9. El principio general básico, y que mueve a todos los QSL Bureau del mundo, es que no debe existir cobro alguno a los interesados por el hecho de hacerles llegar las correspondientes tarjetas.
10. En la identificación de los colegas, especialmente en lo señalado en los puntos 8, 9, 10 y 11,   aporta una valiosa colaboración la Guía de Federachi, que está permanentemente actualizada y que se ha puesto a libre disposición de todos los Radioaficionados en el sitio Web de FEDERACHI: www.federachi.cl

Referente al BUREAU DE SALIDA es aconsejable:

1. Que que exista en cada sede un espacio claramente identificado para que los socios de la institución dejen las tarjetas QSL que desean despachar por el Bureau.   Este espacio (Buzón de QSL)  debe ser lo suficientemente seguro para que no se corra el riesgo de extravío de las tarjetas,  ni que estas se mezclen con el Bureau de entrada.
2. Que exista un  envío periódico de las tarjetas al  Bureau  Central. Este envío debe hacerse con un lapso no superior a los noventa días entre cada uno de ellos. Asimismo es preciso que se  informe periódicamente a los socios de las fechas de los despachos con el fin que ellos tengan la tranquilidad y la certeza de su envío.
3. Para  facilitar la labor de  quienes deben clasificar todas las QSL,s  que se reciban en el Bureau Central,  las tarjetas que se envían allí deben ir clasificadas.  De hecho en los Bureaus Centrales  de diferentes organizaciones mundiales, se exige que el envío de tarjetas sea hecho utilizando la clasificación de países de la IARU, de acuerdo a un listado que emite dicha entidad y que se actualiza en forma periódica. (Este listado se publica en el sitio web de IARU: www.iaru.org/iaruqsl.html ).

Un comentario final adjunto:

Es de todos conocidos la existencia de otros diferentes sistemas de confirmación de comunicados vía Internet.  Estos sistemas, denominados “e_QSL” solo tienen el valor de una gentileza al confirmar un determinado QSO. Ellos no han sido reconocidos por diferentes entidades de radioaficionados como un sistema válido para confirmar oficialmente un QSO, ni como elemento válido para solicitar diplomas o demostrar actividad para cambios de categorías (como aún lo exigen algunos países). 

Aún más, muchos radioaficionados del mundo no les reconoce valor alguno y señalan, en sus QSO, que no se utilice con ellos este sistema de confirmación. Algunos tipos de estas “e_QSL” exigen un determinado pago para su obtención.

De estos sistemas electrónicos el que ha adquirido alguna relevancia es el llamado “Logbook of the World” que ha implementado la ARRL (American Radio Relay League).  Pero su uso sólo es válido para premios internacionales y diplomas que otorga dicha entidad de radioaficionados de Norteamérica y para otros pocos que sólo le aceptan como agregado al sistema tradicional. El sistema requiere un pago para obtener la información de dicha base de datos.  A pesar del uso de esta base de datos, la ARRL continúa con el despacho de las QSL por el sistema Bureau.

Todos estos sistemas, por lo tanto, aún están muy lejos de remplazar el QSL Bureau Internacional que es el motivo del presente documento.